¿Por qué RR.HH. tiene un rol decisivo en la prevención del fraude interno?

Cuando se habla de fraude, solemos pensar en controles financieros o auditorías. Sin embargo, esos mecanismos son solo una parte del rompecabezas. El fraude, en esencia, también es un fenómeno humano: involucra motivaciones, presiones y contextos culturales.

Ahí es donde RR.HH. tiene una ventaja estratégica. Este departamento conoce de cerca los factores humanos de riesgo: selección, desempeño, relaciones laborales, manejo de conflictos y desvinculaciones. Esa cercanía le permite:

• Detectar señales tempranas de alerta o cambios de comportamiento inusuales.
• Diseñar políticas éticas y códigos internos sólidos.
• Capacitar al personal en cultura de integridad y denuncia responsable.
• Trabajar en conjunto con auditoría, compliance y control interno para validar y dar seguimiento a posibles riesgos.

El manual Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide resalta justamente esto: RR.HH. puede fortalecer la selección, la verificación de antecedentes y el seguimiento de desempeño, convirtiéndose en una pieza crítica dentro del sistema de control.

Señales de riesgo que RR.HH. puede monitorear

Los fraudes rara vez aparecen de la nada. Antes de un gran incidente, suelen existir pequeñas señales. RR.HH. puede estar atento a patrones como:

• Incrementos injustificados en gastos personales o adelantos.
• Solicitudes recurrentes de horas extra o aprobaciones urgentes con poca documentación.
• Resistencia a los controles o conflictos con compañeros y supervisores.
• Descenso repentino en el rendimiento o irregularidades en reportes.
• Rotación alta en puestos con acceso a información sensible.

Detectar estos indicios a tiempo, combinándolos con validaciones cruzadas, crea una primera línea de defensa humana tan valiosa como la financiera.

Políticas y controles que RR.HH. debe promover

La prevención del fraude no puede depender solo de la buena voluntad. RR.HH. debe impulsar políticas y controles claros. Algunas fundamentales:

1. Políticas éticas y código de conducta

Debe existir un documento formal, respaldado por la alta dirección, que defina qué conductas son inaceptables, cómo se sancionan y cuáles son los canales de reporte. Difundirlo y mantenerlo actualizado es clave para que no se convierta en letra muerta.

2. Declaración de conflictos de interés

Cuando un empleado tiene relación con proveedores o competidores, debe declararlo. RR.HH. puede solicitar declaraciones periódicas y cruzar esa información con compras y contratos. Este simple control puede evitar problemas mayores.

3. Verificación de antecedentes y rotación de roles

En áreas críticas como finanzas o compras, se deben verificar antecedentes y referencias antes de contratar. Además, la rotación de funciones ayuda a prevenir la consolidación de esquemas fraudulentos prolongados.

4. Segregación de funciones

RR.HH. puede promover que tareas como pagos, aprobaciones y auditorías estén en manos distintas. Esto reduce la posibilidad de que una sola persona tenga control total sobre un proceso. Como recuerda AuditBoard: “la separación de funciones es uno de los controles más eficaces”.

5. Líneas de denuncia y protección al denunciante

Si los colaboradores no confían en el sistema, no hablarán. Por eso, RR.HH. debe garantizar canales de denuncia seguros, anónimos y con seguimiento transparente. Proteger al denunciante es esencial para que el sistema funcione.

6. Controles de acceso a información sensible

Junto con TI, RR.HH. debe definir quién puede acceder a qué. Los accesos deben revisarse y revocarse oportunamente, especialmente tras cambios de rol o salida del empleado.

7. Controles automáticos y monitoreo continuo

Automatizar aprobaciones y establecer alertas puede evitar omisiones humanas. La trazabilidad digital refuerza la transparencia y simplifica la auditoría.

Capacitaciones y cultura que refuerzan la prevención

Los controles son importantes, pero sin cultura, no sirven. RR.HH. puede ser el motor de esa transformación.

Diseño de programas de sensibilización

Adapta la formación según el público: directivos, mandos medios u operativos. Cada rol enfrenta riesgos diferentes. Hablar su lenguaje aumenta el impacto.

Simulacros y ejercicios prácticos

Los casos simulados permiten que los empleados practiquen cómo reaccionar ante señales reales. Es una forma eficaz de aprender haciendo.

Evaluaciones y seguimiento

Después de cada capacitación, mide resultados y ajusta los contenidos. Una formación que se actualiza se mantiene viva.

Comunicación de casos reales

Compartir ejemplos anónimos de la industria ayuda a dimensionar riesgos. Saber que “esto puede pasar aquí” genera conciencia.

Reconocimiento a buenas prácticas

No todo se trata de sancionar. Premiar la ética también motiva. RR.HH. puede visibilizar los buenos comportamientos y reforzar la cultura positiva.

Cómo articular RR.HH. con auditoría, compliance y control interno

La clave está en trabajar juntos. RR.HH. debe integrarse con las demás áreas de control.

• Comité interfuncional: reuniones periódicas entre RR.HH., auditoría, compliance y finanzas para compartir alertas y estrategias.
• Mapeo de funciones críticas: identificar puestos con mayor exposición al fraude y asignar controles específicos.
• Evaluaciones de riesgo con perspectiva humana: combinar datos financieros con factores como clima laboral o rotación.
• Seguimiento de alertas: coordinar entrevistas o investigaciones internas ante señales de posible fraude.
• Reportes integrados: combinar métricas humanas y financieras para una visión completa del riesgo.

Ejemplo práctico

Imagina una empresa mediana en Bogotá. Se detectan facturas duplicadas de un proveedor vinculado a un empleado. Auditoría emite alerta, RR.HH. identifica conflicto de interés, se entrevista al involucrado, se revisan contratos y se aplican medidas disciplinarias. Luego, se refuerzan los controles. Este ejemplo muestra cómo RR.HH. puede pasar de observador a actor clave en la prevención.

Nuevos retos: fraude digital e inteligencia artificial

El fraude evoluciona. Hoy hablamos de manipulación de datos automatizados, accesos indebidos en entornos remotos y fraudes híbridos. RR.HH. debe colaborar con TI y auditoría para fortalecer controles digitales y capacitar en riesgos tecnológicos. La prevención ya no es solo humana: también es algorítmica.

Cómo medir resultados

Prevenir no basta: hay que medir. Algunas métricas útiles:

• Porcentaje de empleados capacitados y evaluados.
• Tiempo promedio de respuesta a denuncias.
• Número de casos detectados vs. alertas emitidas.
• Rotación en puestos críticos.
• Ahorros estimados por prevención.

Estos datos permiten ajustar políticas y mejorar continuamente.

Cómo CCO Consultores puede ayudarte

En CCO Consultores acompañamos a las empresas a construir programas sólidos de prevención de fraude. Ofrecemos diagnósticos, diseño de políticas, formación ética y apoyo en investigaciones internas. Nuestro enfoque combina experiencia técnica y mirada humana.

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Conclusión

El fraude interno no es solo un problema financiero: es un riesgo humano. RR.HH. tiene las herramientas y la cercanía para anticiparlo, actuar y fortalecer la integridad organizacional. Cuando la ética se convierte en práctica diaria, la empresa no solo previene pérdidas: también gana confianza y reputación.